Processus d'autorisation

PROCÉDURES ET INFORMATIONS
CONCERNANT L’OCTROI DE CONTRATS
DE TRAVAUX DE CONSTRUCTION

La Loi des fabriques prévoit que toute fabrique doit demander l’autorisation de l’Évêque avant d’accorder tout contrat. Pour aider les fabriques dans cette démarche, le diocèse de Montréal suggère la procédure suivante :

1. Pour tout genre de travaux de construction envisagés (rénovation, réparation, peinture, toiture, fournaise, électricité, plomberie, ventilation, etc.), il est recommandé à la fabrique d’entrer en communication avec le Service de construction et d’entretien au tout début du projet afin que le Service puisse lui fournir gratuitement une première évaluation et lui soumettre un rapport à ce sujet.

2. Lors de l’étude de la demande d’autorisation, l’Archevêque requiert l’avis du Service de construction.

3. Il est recommandé d’informer le vicaire épiscopal des travaux prévus, puisqu’il aura à donner son accord écrit avant que la demande d’autorisation de la fabrique soit présentée à l’Archevêque.

4. Pour les projets dont la valeur dépasse 5 000$, la fabrique doit obtenir au moins trois (3) soumissions comparables d’entrepreneurs différents et qualifiés. Il est à noter que la fabrique de devrait jamais inviter un entrepreneur à soumissionner lorsqu’elle n’est pas prête à lui accorder le contrat.

5. Les soumissions reçues devraient être ouvertes uniquement à une assemblée des marguilliers et les résultats inscrits au procès-verbal de la réunion. À moins de raisons ou de circonstances vraiment exceptionnelles, le choix de l’entrepreneur devrait être arrêté sur le plus bas soumissionnaire conforme.

6. Lorsque le choix est fait par la fabrique, elle doit, pour des contrats de 5 000$ et plus, obtenir l’autorisation écrite de l’Archevêque avant d’octroyer et de signer tout contrat.

La procédure à suivre consiste à faire parvenir au Service de construction :

- une demande d’autorisation décrivant brièvement le projet;
- le procès-verbal de la réunion des marguilliers où est enregistrée la résolution concernant le projet;
- copies de toutes les soumissions reçues;
- la méthode de financement prévue et, s’il y a lieu, une résolution d’emprunt mentionnant le montant, le taux et le terme dudit emprunt.

Une fois reçue l’autorisation écrite de l’Archevêque, la fabrique peut procéder.

N.B. Il est parfois avantageux et moins coûteux de retenir les services d’un professionnel (architecte ou ingénieur, selon le cas) dont les devis qui comportent des spécifications précises, permettent aux entrepreneurs ou artisans de fournir des soumissions comparables.

CRITÈRES À RETENIR ET QUALIFICATIONS DES ENTREPRENEURS

Les entrepreneurs choisis pour soumissionner doivent avoir des assurances « Dommage à propriété et responsabilité civile ». Nous suggérons une couverture d’au moins un million de dollars. La fabrique peut se satisfaire d’une photocopie de la police (qui indiquera le nom de l’entrepreneur et de la Compagnie d’assurances, ce qui est couvert par la police et pour quel montant, ainsi que la période couverte par la police).

La fabrique demandera une preuve d’inscription de l’entrepreneur à la C.S.S.T. (Commission de la santé et de la sécurité au travail). À noter qu’il n’y a pas de montant de couverture, minimum ou maximum, impliqué dans ce cas.

Nous suggérons fortement que les entrepreneurs choisis soient enregistrés auprès de la « Régie du bâtiment du Québec ». Ceci implique que ces entrepreneurs ont un minimum d’expérience et de responsabilité financière. Donc, il est bon de demander une photocopie de la licence.

Avant de demander à un entrepreneur de soumissionner, il est recommandé de s’assurer de sa compétence. À cette fin, il serait fort utile d’obtenir par écrit des entrepreneurs sollicités quelques références de travaux déjà exécutés, de même qu’une brève description de ceux-ci.

Pour plus amples informations, communiquer avec Sylvie Lemay, 514-925-4300 poste 251 ou slemay@diocesemontreal.org